Świadectwo energetyczne dla wynajmowanego lokalu w Poznaniu

Właściciel przygotowujący mieszkanie lub lokal użytkowy do wynajęcia powinien uwzględnić również świadectwo charakterystyki energetycznej. Przepisy nakładają obowiązek przekazania najemcy odpowiedniego dokumentu przy zawarciu umowy najmu. W przypadku najmu jest to kopia świadectwa otrzymanego w postaci papierowej albo wydruk świadectwa otrzymanego w postaci elektronicznej.

Reguły te wynikają z przepisów ogólnokrajowych, dlatego w Poznaniu obowiązują takie same zasady jak w pozostałych częściach Polski. Co ważne, obowiązek związany z najmem nie został wprowadzony dopiero w 2023 roku. Ministerstwo wskazuje, że obowiązek przekazywania świadectwa przy sprzedaży i najmie funkcjonuje na gruncie obecnej ustawy od 2015 roku, a wcześniej odpowiednie regulacje znajdowały się w Prawie budowlanym.

Czy przy wynajmie mieszkania w Poznaniu potrzebne jest świadectwo energetyczne?

Co do zasady tak. Ustawa przewiduje przekazanie świadectwa najemcy, gdy budynek lub jego część zostają wynajęte. Ministerstwo Rozwoju i Technologii również wskazuje najem jako jedną z podstawowych sytuacji, w których świadectwo sporządza się w celu przekazania drugiej stronie.

Nie należy przy tym utożsamiać obowiązku ze zwykłym posiadaniem nieruchomości. Jeżeli właściciel korzysta z istniejącego mieszkania lub domu wyłącznie na własny użytek i nie zamierza go sprzedawać ani wynajmować, samo posiadanie nieruchomości nie powoduje konieczności zamówienia świadectwa.

Tabela nr 1. Świadectwo energetyczne przy wynajmie nieruchomości

Przy wynajmie sytuacja się zmienia, ponieważ dokument ma umożliwić najemcy zapoznanie się z charakterystyką energetyczną lokalu.

Kiedy przekazać świadectwo energetyczne najemcy?

Przepisy są w tym zakresie precyzyjne. W przypadku najmu kopię świadectwa w postaci papierowej albo wydruk świadectwa przekazanego w postaci elektronicznej przekazuje się przy zawarciu umowy najmu.

Warto zwrócić uwagę na różnicę między sprzedażą a wynajmem. Przy sprzedaży świadectwo przekazuje się nabywcy przy sporządzaniu aktu notarialnego. Przy najmie ustawodawca wskazuje natomiast moment zawarcia umowy najmu.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby potencjalny najemca wcześniej zapoznał się z informacjami dotyczącymi charakterystyki energetycznej. Nie zmienia to jednak ustawowego momentu, z którym przepisy wiążą przekazanie odpowiedniego dokumentu.

Świadectwo energetyczne krok po kroku przy wynajmie lokalu

Czy najemca otrzymuje oryginał świadectwa?

W przypadku najmu ustawa nie wymaga przekazania najemcy oryginalnego papierowego świadectwa. Art. 11 ust. 1 pkt 2 przewiduje przekazanie kopii świadectwa, które przekazano w postaci papierowej, albo wydruku świadectwa, które przekazano w postaci elektronicznej.

To praktyczna różnica względem sprzedaży nieruchomości. Właściciel może zachować właściwy dokument i posługiwać się nim także później, o ile pozostaje on ważny i odpowiada aktualnej charakterystyce energetycznej lokalu.

Świadectwo elektroniczne musi być opatrzone numerem nadanym w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków oraz odpowiednim podpisem elektronicznym osoby uprawnionej.

Czy najemca może zrezygnować z otrzymania świadectwa?

Nie. Najemca nie może zrzec się prawa do otrzymania kopii lub wydruku świadectwa. Wynika to wprost z art. 11 ust. 4 ustawy.

Nie rozwiązuje więc problemu zapis w umowie, zgodnie z którym najemca „nie wymaga świadectwa” albo świadomie rezygnuje z dokumentu. Takie oświadczenie nie znosi ustawowego obowiązku właściciela.

Z perspektywy wynajmującego najbezpieczniej przygotować dokument przed podpisaniem umowy, aby w momencie jej zawierania możliwe było prawidłowe przekazanie najemcy wymaganej kopii albo wydruku.

Czy świadectwo trzeba wykonywać dla każdego nowego najemcy?

Nie trzeba automatycznie sporządzać nowego świadectwa dla każdej kolejnej osoby, jeżeli właściciel dysponuje dokumentem, który nadal jest ważny i odpowiada aktualnemu stanowi nieruchomości.

Świadectwo charakterystyki energetycznej jest zasadniczo ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia.

Jeżeli więc w tym okresie mieszkanie jest kolejno wynajmowane kilku osobom, ważny dokument może być wykorzystany przy następnych umowach. Przy każdej umowie należy jednak spełnić obowiązek przekazania nowemu najemcy odpowiedniej kopii albo wydruku.

Nie należy zatem mylić obowiązku przekazania dokumentu każdemu najemcy z koniecznością wykonywania całkowicie nowego świadectwa przy każdej zmianie lokatora.

Czy remont wynajmowanego mieszkania może wpłynąć na świadectwo?

Tak, jeżeli przeprowadzone roboty zmieniają charakterystykę energetyczną lokalu lub budynku. Ustawa stanowi, że świadectwo traci ważność przed upływem 10 lat, gdy w wyniku robót budowlano-instalacyjnych nastąpi taka zmiana.

Oficjalne informacje administracji wskazują jako przykłady wymianę okien, wymianę źródła ciepła oraz docieplenie budynku.

Nie oznacza to, że każdy remont wymaga nowego świadectwa. Malowanie ścian, wymiana mebli czy położenie nowej podłogi nie są automatycznie równoznaczne ze zmianą charakterystyki energetycznej. Kluczowe znaczenie ma rzeczywisty wpływ robót na parametry energetyczne nieruchomości.

Co ze świadectwem w ogłoszeniu o wynajmie?

Jeżeli dla wynajmowanego budynku lub jego części świadectwo zostało już sporządzone, w ogłoszeniu lub reklamie należy podać określone ustawowo informacje.

Są to wskaźniki rocznego zapotrzebowania na energię użytkową (EU), energię końcową (EK) i nieodnawialną energię pierwotną (EP), a także udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową oraz jednostkowa wielkość emisji CO₂.

Nie należy natomiast rozszerzać tego obowiązku o elementy, których ustawa w tym miejscu nie wymienia. Przykładowo przepis dotyczący ogłoszenia nie nakazuje publikowania całego świadectwa.

Czy świadectwo musi dotyczyć konkretnego wynajmowanego lokalu?

Tak. Jeżeli umowa dotyczy części budynku lub konkretnego lokalu, przekazywane świadectwo powinno dotyczyć właśnie części budynku albo lokalu będących przedmiotem umowy. Wynika to z art. 11 ust. 5 ustawy.

Ma to znaczenie zwłaszcza w budynkach wielorodzinnych i obiektach z wieloma lokalami użytkowymi. Nie można automatycznie przyjąć, że dowolne świadectwo dotyczące budynku będzie odpowiednim dokumentem dla każdego wynajmowanego w nim lokalu.

Jednocześnie świadectwo części budynku może zostać opracowane na podstawie świadectwa całego budynku, a gdy go nie ma – na podstawie jego dokumentacji technicznej.

Co zrobić, gdy właściciel mieszkania nie ma danych o całym budynku?

To częsta sytuacja przy mieszkaniach w blokach. Właściciel lokalu może nie posiadać informacji dotyczących wszystkich przegród, instalacji czy parametrów technicznych całego obiektu.

Ustawa przewiduje rozwiązanie tego problemu. Właściciel lub zarządca budynku ma obowiązek nieodpłatnie przekazać uprawnionemu właścicielowi części budynku odpowiednią kopię lub wydruk świadectwa całego budynku, a jeżeli go nie ma – dokumentację techniczną, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od złożenia wniosku.

Takie informacje mogą następnie posłużyć do opracowania świadectwa konkretnego mieszkania.

Czy obowiązek dotyczy również lokalu użytkowego?

Przepisy posługują się pojęciem budynku lub części budynku i nie ograniczają podstawowej zasady dotyczącej najmu wyłącznie do mieszkań. Dlatego wynajmowany lokal użytkowy również może podlegać obowiązkowi przekazania świadectwa, o ile nie zachodzi ustawowe wyłączenie.

Przy lokalach użytkowych zakres danych technicznych może różnić się od typowego mieszkania. Znaczenie mogą mieć m.in. sposób ogrzewania i chłodzenia, wentylacja, parametry przegród oraz rozwiązania zastosowane w instalacjach.

Dlatego przy bardziej złożonych nieruchomościach warto ustalić zakres wymaganych informacji przed rozpoczęciem sporządzania dokumentu.

A co z najmem krótkoterminowym?

Sam krótki czas obowiązywania umowy nie daje podstawy do przyjęcia ogólnej zasady, że każdy najem krótkoterminowy jest automatycznie zwolniony ze świadectwa. Podstawowe przepisy dotyczące przekazania dokumentu nie uzależniają obowiązku od minimalnej liczby miesięcy najmu.

Jednocześnie ustawa zawiera określone wyłączenia dla niektórych rodzajów budynków. Dlatego przy nietypowym sposobie użytkowania nieruchomości trzeba analizować konkretny przypadek, zamiast stosować uproszczenie „krótki najem = brak świadectwa”.

To istotne zwłaszcza przy lokalach oferowanych w różnych modelach – klasycznym najmie mieszkaniowym, najmie sezonowym czy innych formach krótkiego udostępniania.

Czy aneks do umowy najmu zawsze oznacza konieczność ponownego przekazania świadectwa?

Nie należy przyjmować takiej automatycznej zasady. Art. 11 ustawy wiąże obowiązek z zawarciem umowy najmu, a nie z każdym późniejszym aneksem zmieniającym jej warunki.

Znaczenie może mieć natomiast sytuacja, w której strony faktycznie zawierają nową umowę najmu. Wtedy ponownie mamy do czynienia z momentem wskazanym w ustawie.

Dlatego twierdzenie, że „świadectwo trzeba przekazywać przy każdym aneksie”, jest zbyt szerokie i nie wynika wprost z przywołanego przepisu.

Czy brak świadectwa powoduje nieważność umowy najmu?

Ustawa nie ustanawia zasady, zgodnie z którą brak przekazania świadectwa automatycznie powoduje nieważność umowy najmu. Przepisy nakładają natomiast konkretny obowiązek na właściciela lub inny podmiot wskazany w ustawie.

To rozróżnienie jest ważne. Nie należy informować właściciela, że bez świadectwa „umowa nie działa” albo że najemca automatycznie przestaje być związany umową.

Brak przekazania wymaganego dokumentu oznacza natomiast niewykonanie ustawowego obowiązku i może wiązać się z odpowiedzialnością przewidzianą w przepisach.

Jaka kara grozi za nieprzekazanie świadectwa najemcy?

Art. 41 ustawy przewiduje odpowiedzialność za niewykonanie obowiązku określonego w art. 11 ust. 1, czyli również obowiązku dotyczącego najmu. Czyn ten podlega karze grzywny.

Nie należy jednak przedstawiać kwoty 5000 zł jako automatycznej, stałej kary nakładanej na każdego wynajmującego. Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków nie ustanawia w tym przepisie jednej ryczałtowej stawki.

Dla właściciela najważniejsze jest więc przygotowanie prawidłowego dokumentu i przekazanie go najemcy we właściwym momencie.

Jak długo świadectwo jest ważne przy wynajmie?

Świadectwo jest ważne przez 10 lat od dnia sporządzenia. Może jednak utracić ważność wcześniej, jeżeli roboty budowlano-instalacyjne zmienią charakterystykę energetyczną nieruchomości.

Zmiana najemcy nie powoduje rozpoczęcia nowego dziesięcioletniego okresu. Termin nadal liczy się od pierwotnej daty sporządzenia dokumentu.

Dlatego przed podpisaniem kolejnej umowy warto sprawdzić zarówno datę świadectwa, jak i ewentualne modernizacje przeprowadzone od czasu jego wykonania.

Moment przekazania świadectwa energetycznego przy wynajmie mieszkania

Jak przygotować świadectwo przed podpisaniem umowy najmu?

Najpierw warto ustalić, czy dla lokalu istnieje już świadectwo. Jeżeli tak, trzeba sprawdzić datę jego sporządzenia, zgodność danych z wynajmowaną nieruchomością oraz ewentualne późniejsze modernizacje.

Jeżeli dokumentu nie ma albo utracił ważność, należy zlecić jego sporządzenie osobie posiadającej wymagane uprawnienia. W przypadku serwisu Świadectwo Energetyczne Poznań usługę oferuje mgr inż. Jakub Rutkowski. Według informacji publikowanych przez usługodawcę standardowa realizacja następuje zwykle w ciągu 24–48 godzin od otrzymania kompletu danych; jest to deklarowany czas realizacji firmy, a nie termin wynikający z ustawy.

Przy podpisywaniu umowy należy przekazać najemcy kopię świadectwa papierowego albo wydruk świadectwa elektronicznego. To właśnie ten moment ma kluczowe znaczenie z punktu widzenia art. 11 ustawy.

Świadectwo energetyczne przy wynajmie w Poznaniu – o czym pamiętać?

Najważniejsza zasada jest prosta: przy zawarciu umowy najmu najemca powinien otrzymać kopię świadectwa przekazanego w postaci papierowej albo wydruk świadectwa przekazanego w postaci elektronicznej. Najemca nie może zrzec się tego prawa.

Nie trzeba natomiast zamawiać nowego dokumentu przy każdej zmianie lokatora, jeśli dotychczasowe świadectwo nadal jest ważne i odpowiada aktualnemu stanowi nieruchomości. Standardowo zachowuje ważność przez 10 lat, chyba że wcześniej przeprowadzono roboty zmieniające charakterystykę energetyczną.

Przygotowanie świadectwa przed podpisaniem umowy pozwala więc spełnić obowiązek w prawidłowym momencie i uniknąć szukania dokumentu już po rozpoczęciu najmu.